浅谈电子文件收集管理

　　随着计算机技术的普及和办公自动化系统的应用，各部门各单位已形成了大量的电子文件。为维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，充分发挥其参考凭证作用，本文就如何做好电子文件的收集管理工作，抛砖引玉，浅谈一二。

　　一、电子文件的含义及特点

　　电子文件是指在计算机及网络环境中形成的，即以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

　　电子文件是文件的一种类型，它具有交流传递迅速高效的特点，是现代办公所依赖的主要信息形式。它具有文件的各种属性，且一般是公务活动中产生的(但不限于公文，还包括各类业务文件材料和数据)，具备一定规范化的形成、审核、流转等程序和管理要求，具有真实性、完整性和有效性。

　　二、收集归档范围以及管理要求

　　1.归档范围

　　根据各部门各单位工作性质和电子文件的特点，一般应包括：草稿性电子文件、非正式电子文件、正式电子文件、无纸电子文件、文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、计算机程序、数据文件以及办理业务产生的各种符合归档要求的文件等。

　　2.审核鉴定

　　归档前应由文件形成部门对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署鉴定意见，鉴定结果在电子文件的机读目录上制作相应的标识;对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。如果文件形成部门采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性，则应同时把相关软件移交给档案管理部门，并对其技术方法加以说明。

　　3.具体作法

　　(1)把带有归档标识的电子文件集中，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限的、耐久性好的脱机载体上;一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保管。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝;

　　(2)推荐采用的载体依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等;不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体;

　　(3)存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态;

　　(4)将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，归档电子文件应以盘为单位填写。

　　4.接收归档

　　各单位档案部门应对电子文件的形成积累、运转使用进行全过程的监督，同时积极接收各部门归档的电子文件，接收归档时要对应归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。

　　5.安全保管

　　档案管理部门应采取科学的管理方法和先进手段，确保电子文件的安全保管。光盘或磁带等应直立存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中，远离强磁场，环境温度保持在17～20℃之间，相对湿度保持在35～45%之间，与强磁场的距离保持在10米以上。

　　应定期对归档电子文件进行检测和转录，确保电子文件完整、系统、安全、有效。磁性载体上的归档电子文件，每四年要复制转存一次。需抢救的光盘应及时复制，原载体保留时间不少于四年。

　　6.提供利用

　　电子文件采取互联网的方式通过网站服务、局域网服务、文件共享平台、在线协作工具、电子邮件等提供利用的，包括下载、转发、收藏、发链接等，应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子文件的设备上加装防火墙等安全保密措施。

　　三、坚持纸质文件和电子文件并存

　　目前，部分电子文件的法律效力还存在许多疑问和争议。各单位要坚持电子文件与纸质文件长期并存的原则，在做好电子文件归档管理和实现网上传递签批文件的同时，继续做好纸质文件的收集归档工作。实现网上传递签批文件的单位，应按公文处理程序，输出一份纸质文件底稿，由领导签发，与正本一同归档，确保公文的法律效力。

　　各单位开发和采用的档案管理系统应遵循“规范、先进、实用”的原则，设置数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等功能。档案数据、扫描图像数据、视频数据、音频数据等应采用相对统一的格式，以方便传输交流使用。

　　总之，各单位应加强领导，将电子文件收集管理工作纳入本单位信息化规划和办公自动化程序，进一步完善各项规章制度，将电子文件形成处理、收集积累、整理归档、保管利用工作纳入相应人员的岗位职责。根据相关规定，超过保管期限的归档电子文件的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子文件可以进行逻辑或物理删除，并应由档案部门列出销毁文件目录存档备查。（王雪凌）