浅谈档案利用工作

王雪凌

　　档案利用工作是指档案馆、室为满足社会需要，向利用者提供档案信息资源的一项业务工作，是档案管理工作的重要环节，是档案信息资源潜在的价值得以实现的过程，也是发挥档案作用的重要途径。

　　一、档案利用工作的意义

　　1.档案利用工作是档案法规内容的重要组成部分

　　《档案法》《档案馆工作通则》《机关档案工作条例》《国营企业档案管理暂行规定》等法律法规的部分章节，分别对“档案的利用”作了具体规定：“有效的保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务”“便于社会各方面的利用”，只有搞好档案利用工作，使档案的价值与作用发挥在为社会主义现代化建设服务的基点上，才能体现档案工作的根本目的和中心任务。

　　2.档案利用工作体现档案的价值和意义

　　档案利用是直接提供档案为党和国家各项工作服务的环节，只有档案被用了，其社会价值、文化价值、经济价值才能够得以体现，才能够表明档案存在的意义。利用档案挖掘文化精华、借鉴经验、开发新产品、科技创新等，才能在市场经济的变革中谋求发展，从而发挥其凭证作用和参考作用，才能充分体现档案的自身价值和社会价值。

　　3.档案利用工作是推动整个档案工作向前发展的关键

　　通过提供档案利用与社会各界发生直接联系，满足社会各方面的需求，是档案工作中最富有活力的一个环节。通过档案利用工作的开展，能够比较客观地发现档案工作其他业务环节存在的问题和不足，从而以加强基础工作来保证、推动利用工作的发展;更以搞好利用工作来检验、促进基础工作的完善，改善馆藏结构和各项基础工作的建设，推动档案工作整体发展完善，不断满足社会各界的需求。

　　二、档案利用工作的形式

　　1.档案阅览服务

　　是在阅览室向利用者提供档案信息的一种服务方式。能提供较好的阅览条件，便于档案的保护和保密，提高档案的周转率和利用率。

　　2.档案外借服务

　　是将档案借出使用的一种服务方式。档案借阅要履行审批手续，要根据借阅期限及时催还。

　　3.制发档案复制本

　　是以档案原件为依据制发档案副本或摘录本并提供给利用者的一种服务方式。具有速度快、效率高，有利于档案原件保护等优点。

　　4.出具档案证明

　　是结合档案中记载情况，出具书面证明材料的一种服务方式。编写证明材料应对照原文细致校核，注明材料出处并加盖公章。

　　5.提供咨询服务

　　是通过个别解答问题的方式，向利用者提供档案、档案专业知识、档案检索途径的一种服务方式。根据利用者的需求内容，可划分为一般性咨询和专题性咨询。

　　6.档案目录信息服务

　　通过印发、出版、交换档案目录(索引、指南)，增进档案用户对所藏档案信息内容和类别的了解，提高档案利用率的一种有效服务方式。

　　7.举办档案展览

　　按照一定的专题，系统地揭示和介绍档案馆(室)所保存档案的内容、成分的一种服务方式。可分为固定展览、网上展览、巡回展览等。

　　三、做好档案利用工作的建议

　　1.创新档案服务理念是前提

　　一是破除“重管理、轻服务”思想。树立开放意识，使档案工作有利于档案信息的利用，服务于经济建设，服务于社会。二是变被动服务为面向社会的主动服务。用前瞻性的眼光来研究利用者潜在的需求，积极主动的提供方便快捷的超时空限制的档案信息服务。三是把“以人为本”贯穿于档案利用工作中。将利用者的需求作为工作的出发点和落脚点，主动扩大档案信息服务范围，关注民生、经济建设、文化建设、学术研究和爱国主义宣传教育等社会各个方面。

　　2.加强档案基础工作是关键

　　一是加强档案收集整理工作。力求档案门类、载体齐全完整，才能在提供利用上掌握主动权。反之，档案的利用工作便失去了物质保障。二是加大对档案的整理力度。对接收的各类档案进行重新整理归档，在接收时严格审查，及时解决存在的各种问题。三是完善检索工具。在原有的案卷目录基础上，编制文号索引、专题目录、基础数字汇编等检索工具，进一步提高档案利用的工作效率。

　　3.档案规章制度是保障

　　为了搞好档案的利用工作，要建立健全档案资料收集办法、档案接收制度、档案利用制度和档案工作人员岗位责任制等制度。这些制度规范了档案工作各个环节的程序和标准，明确了档案人员工作范围和职责，确保了档案利用工作建立在坚实的基础之上。

　　4.创新服务方法是抓手

　　办公自动化已广泛启用，档案管理现代化也是必然趋势，使档案服务由过去传统的被动单一服务方式发展为多元化、多层次的服务。一是对保管的档案进行数字化处理。建立电子文件数据管理中心，方便快捷地查询到利用者所需要的信息。二是开展网上查阅服务。运用现代化的技术和手段进行档案信息利用，建立便捷、快速的模式，拓宽服务渠道。三是开展个性化服务，积极探索一对一个性化服务。利用信箱、电话、网络等，方便利用者的需求。

　　5.提升人员素质是根本

　　一是档案工作者必须适应时代要求，培养敬业精神、独立思考的习惯、求实的科学精神，不断加强自身学习，调整完善知识结构。二是熟悉档案管理工作的业务流程和各个环节，在档案业务上要有所创新和突破，成为适应新时代需求的专业型档案人才。三是在提供档案利用工作专业服务的同时，注重新媒体平台使用权限及安全隐患问题，正确对待信息技术的合理应用，确保档案信息安全。

　　近年来，档案利用工作为社会发展、国家建设、人民群众的根本利益做出了重要的贡献，已经从冷门行业，逐渐成为现代化建设不可或缺的力量，党中央提出档案三大体系建设可以看出国家对于档案的重视。随着时间的推移，档案利用工作日益重要和明显，大批档案在社会中已经发挥和将发挥不可替代的作用，因此，档案工作者要做好档案利用工作，为构造和谐的社会主义事业服务，这是对历史负责，为现实服务，替未来着想。